Process Business Intelligence analysiert Geschäftsprozesse in Echtzeit von Ariane Rüdiger, freie Journalistin 

Big Data gehört zu den wichtigsten Trends der IT-Branche. Doch während sich die Diskussionen der ersten Stunde hauptsächlich um die Technologien und ihre theoretischen Möglichkeiten rankten, geht es inzwischen um reale Einsatzchancen und Nutzenpotentiale in Unternehmen. Hier schlummern große Möglichkeiten, denn in den Datenmengen, die unternehmensinterne Speicher füllen, vermuten Spezialisten wertvolle Erkenntnisse.

Aus diesen Daten Mehrwert zu generieren, ist ein wichtiges Anwendungsgebiet von Big-Data-Technologien. Eine Studie des Marktforschungsinstituts BARC, an der 274 CIOs aus fünf europäischen Ländern, darunter Deutschland, teilnahmen, ergab, dass 75 Prozent der Befragten von Big-Data Mehrwert bei der Datenanalyse und 72 Prozent beim Umgang mit großen Datenvolumina erwarteten. Bei einer ähnlichen Studie von IDC Austria sahen 30 Prozent der Befragten Big-Data-Technologien als wichtiges Instrument zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

Allerdings steht bei den heute publizierten Big-Data-Anwendungen meist die Konsolidierung unterschiedlicher externer Datenquellen, vor allem soziale Medien, im Vordergrund. Anwendungen sollen helfen, Vertriebsprozesse zu optimieren, indem Voraussagen hinsichtlich des Konsumverhaltens von Endkunden möglich werden. Applikationen, die sich auf die Verbesserung der internen Prozesse in Unternehmen beziehen, sind dagegen rar, aber für Unternehmen im B2B-Markt letztlich relevanter.

Um mit Daten aus internen Datenquellen die Prozesse von B2B-Unternehmen zu verbessern, reicht allerdings Big Data allein nicht aus. Vielmehr bedarf es der Kombination zweier bisher getrennter Technologiebereiche: Process Mining samt der automatischen Entdeckung faktischer Geschäftsprozesse (ABPD, Automated Business Process Discovery) und Business Intelligence, um zu aussagekräftigen Analyseergebnissen zu kommen. Beide Bereiche sind noch recht neu, und der Kombination beider Themen widmen sich bisher nur wenige Anbieter.

PBI behebt die Mängel des traditionellen Process Mining

Sicher ist, dass die traditionellen Technologien zur Prozessanalyse, die Unternehmen heute einsetzen, stark verbesserungsbedürftig sind. Oft wird noch mit händischen Verfahren gearbeitet. Verwendet man IT-gestützte Systeme, beziehen diese in der Regel nur Daten aus der Vergangenheit ein. Echtzeit-Prozessabläufe lassen sich nicht erfassen. Oft werden die IT-gestützten Lösungen nur mit begrenzten Datenmengen fertig, sind kompliziert konfigurierbar, schwer zu durchschauen oder können nur mit wenigen Quellsystemen arbeiten. Damit schaffen es diese Lösungen nicht, Prozesse mit der nötigen Zeitnähe umfassend und detailliert darzustellen. Das verlängert die Amortisation dieser Lösungen, denn Verbesserungsmaßnahmen lassen sich erst mit Verzug entwickeln. Zudem können Verbesserungsmaßnahmen sogar der Realität hinterherhinken, weil die Analysen nicht die Situation im Hier und Jetzt erfassen, sondern die Vergangenheit.

Wollen Unternehmen interne Prozesse zeitnah effizienter und besser gestalten, brauchen sie bessere Technologien. Lösungen müssen Prozesse kontinuierlich mit größtmöglicher Detailtiefe überwachen und analysieren, um Soll-Abläufe mit dem tatsächlichen Prozessgeschehen in Echtzeit vergleichen zu können. Dabei dürfen sie weder auf wenige Datenquellen beschränkt sein, noch bei großen Datenmassen einknicken.

Die neue Technologie Process Business Intelligence (PBI) kombiniert intelligente Algorithmen für die Echtzeit-Prozessanalyse mit Methoden der Business Intelligence zur Analyse großer Datenmengen bis in den Terabytebereich. Besonders wichtige Anwendungsgebiete von PBI sind IT-Service, Kundendienst, Krankenhausmanagement, Compliance oder Revision. Prinzipiell kann mit der Grundlagentechnologie PBI aber jeder in IT-Systemen gespeicherte Kernprozess rekonstruiert werden – unabhängig der Branche oder des Unternehmensbereichs.

Der derzeit für geschäftliche Anwendungen wichtigste Hersteller ist Celonis. Celonis` PBI-Lösung arbeitet mit Rohdaten aus allen IT-Systemen, die Geschäftsprozesse unterstützen. Statt sie, wie meist üblich, zunächst zu bereinigen, rekonstruiert die Lösung direkt aus den in den Rohdaten gespeicherten Informationen Standard-Prozessabläufe und alle vorkommenden Abweichungen. Angezeigt werden die Prozesse als übersichtliches Knotendiagramm mit Drill-Down-Ebenen bis zum Einzelfall. Zu allen Prozessschritten auf jeder Detaillierungsebene liefert das System konkrete Fallzahlen, so dass sich die Bedeutung eventueller Probleme sofort zeigt.

Bei Prozessänderungen zeigt die Software in Echtzeit, ob die erwünschten Effekte eintreten. Dadurch sind Prozesse in bisher nicht gekannter Genauigkeit analysierbar und die bisher kaum erkennbaren Ursachen von „Sand im Getriebe“ lassen sich beheben.

PBI für SAP HANA

Viele hiesige Unternehmen wickeln ihre Betriebsabläufe mit SAP-Software ab. Daher hat Celonis eine spezielle Variante seiner PBI-Lösung, Celonis PBI for SAP HANA, entwickelt. Bei der Verarbeitung der Daten lädt die In-Memory-Datenbank SAP HANA zunächst aus den angeschlossenen Modulen der SAP-ERP (Enterprise Resource Planning)-Suite nebst eventuell angeschlossener Drittsoftware die erforderlichen Rohdaten in SAP HANA. Die Datenbank wird dann in Echtzeit mit immer neuen Prozessdaten versorgt. Die PBI-Lösung setzt als Anwendungsserver für die Echtzeitanalyse auf SAP HANA auf. Sie liefert laufend alle gewünschten Prozessanalysen. Die Ergebnisse können übers Web auch von mobilen Systemen aus abgefragt werden, ins reguläre Reporting einfließen oder längerfristige Business-Intelligence-Analysen anreichern.

Das hat gegenüber konventionellen Vorgehensweisen bei der Prozessanalyse eine Reihe wichtiger Vorteile: Prozessmodelle müssen nicht mehr von Hand oder halb automatisiert aus Tabellen generiert werden, die Verarbeitung der Prozessdaten übernehmen die PBI-Lösung und SAP HANA. Detaillierte Ergebnisse liegen buchstäblich in Sekunden vor. Laufende Transaktionen fließen in Echtzeit in die Analyse ein und lassen sich damit unmittelbar beobachten.

Analysen, die so gewonnen werden, können konkrete, situationsbezogene Fragen beantworten, die Profitabilität und Effizienz des Unternehmens im Kern betreffen. Einige Beispiele: Wer hat Zahlungen ohne die nötige Freigabe veranlasst? Wo wurden Zahlungen ohne Warenlieferung geleistet? Wer hat wie oft Compliance-Schritte übergangen? Wie oft und wodurch ging der Skonto eines Lieferanten verloren?

Werden Prozesse wie bei PBI als Knotendiagramm visualisiert, versteht man das Geschehen auch ohne Programmier- oder Abfragesprachen zu beherrschen. Alle Bedienvorgänge laufen intuitiv ab, so dass sie kein großes Vorwissen verlangen. Der Schulungsaufwand ist deshalb gering. Es passieren weniger Bedienfehler und mögliche Erkenntnisse werden nicht mehr von der Komplexität des Systems behindert. Das Drill-Down in tiefere Analyseebenen etwa erfolgt stufenlos mit Hilfe eines Schiebereglers. Automatisierte Reports liefert die Lösung auch im weit verbreiteten Excel-Format.

Auf eigenes Wissen bauen können

Mit PBI haben gerade B2B-Unternehmen und große Organisationen die Chance, anhand der vorhandenen und ständig neu generierten internen Datenmassen ihre Prozesse laufend zu durchleuchten und zu verbessern oder an neue Gegebenheiten anzupassen. Damit sind sie der Konkurrenz voraus, denn ihre Erkenntnisse fußen nicht auf der riskanten Umsetzung externer Empfehlungen, Modelle und Analysen, sondern auf detailliertem Wissen über das interne Geschehen. Gerade in Zeiten weltweiten Wettbewerbs und wachsenden Misstrauens gegenüber strategischen Beratern, die nur selten die Verantwortung für die Ergebnisse ihrer Ratschläge übernehmen, ist das ein kaum zu überschätzender Gewinn.