Fehlerhafte Datensicherungen in KMU führen zum Verlust unternehmenskritischer Informationen und Umsatzeinbußen

Einer aktuellen Studie von GFI Software zufolge verlieren kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sensible Geschäftsinformationen aufgrund von fehlerhaften Backups. In der Folge haben sie mit erheblichen negativen Konsequenzen zu kämpfen. Viele der befragten IT-Administratoren gaben an, dass ein misslungenes Backup zum Verlust wichtiger firmeninterner Dokumente und zu Umsatzeinbrüchen führt. Zu den verlorenen Daten gehörten demnach Finanzunterlagen, E-Mails von Mitarbeitern und vertrauliche Daten wie Sozialversicherungsnummern. Dadurch wurden nicht nur Kundenbeziehungen belastet, sondern auch der Geschäftsbetrieb gestört und das Firmenimage geschädigt.

Die unabhängige und anonyme Umfrage richtete sich an 200 IT-Administratoren, die in Unternehmen mit weniger als 150 Angestellten tätig sind. Die Studie wurde vom Marktforschungsinstitut Opinion Matters im Auftrag von GFI Software durchgeführt. Die Ergebnisse beleuchten die Backup-Gewohnheiten von IT-Administratoren. Dazu zählen die Methoden, mit denen Informationen verwaltet werden, wie häufig und wie schnell ein Backup im jeweiligen Unternehmen abgewickelt wird und welche Auswirkungen ein fehlgeschlagenes Backup hat.

Das Backup-Management

Eine Möglichkeit Datenverluste zu verhindern, ist die tägliche Sicherung von kritischen Geschäftsinformationen. Dennoch gab über die Hälfte (53 Prozent) der befragten Firmen an, nicht jeden Tag ein Backup durchzuführen. Fast ein Drittel der IT-Administratoren (32 Prozent) begründeten das damit, ihre Zeit so nicht effizient nutzen zu können. Knapp ein Viertel (23 Prozent) meint, eine derart häufige Datensicherung sei „nicht nötig“ oder es gäbe „nicht so viele Informationen“, für die sich ein Backup lohne. Ganz im Gegensatz dazu gaben zehn Prozent der IT-Administratoren an, viel zu viele Daten zu haben, um täglich ein Backup durchzuführen. Andere Teilnehmer verwiesen hingegen auf einen Mangel an Ressourcen und geeigneten Technologien oder auf nicht ausreichenden Speicherplatz. Einige Befragte – darunter 75 Prozent jener, die für Firmen mit 50 bis 99 Angestellten arbeiten – sagten, tägliche Backups würden die Produktivität am Arbeitsplatz stören.

Die Geschwindigkeit zählt

Gefragt, wie sich ihr gegenwärtiger Backup-Prozess verbessern lassen könnte, stand für IT-Administratoren der Geschwindigkeitsaspekt ganz oben auf der Liste: Die Hälfte der Umfrageteilnehmer wünscht sich schnellere und effizientere Backup-Prozesse. Andere Faktoren betrafen den Kostenaufwand (14 Prozent), die Sicherheit (6 Prozent) und die Ausfallsicherheit (5 Prozent). Ein kleiner Teil (6 Prozent) wünscht sich, dass die firmeninternen Backup-Prozesse von einem Drittanbieter abgewickelt werden.

Bedenken im Bereich Cloud Computing

Fast zwei Drittel der Unternehmen verzichten beim Backup ihrer Daten auf die Cloud. Stattdessen vertrauen sie weiterhin auf On-Premise-Lösungen oder eine virtuelle Sicherungslösung. Als größte Bedenken im Umgang mit Cloud-basierten Lösungen nannten Studienteilnehmer die Kosten, Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Datenhaltung. Andere wollen weiterhin die komplette Kontrolle über das Backup behalten, wobei manche einräumten, dass sie noch immer die einzelnen Optionen für ein Backup prüfen. Eine von zehn Firmen vertraut auf einen hybriden Ansatz zur Sicherung ihrer Daten. Ein IT-Administrator gab an, Cloud-basiertesBackup sei nur ein Teilbereich der Lösung und bemerkte dazu: „Aufgrund einer möglichen Unterbrechung der Internet-Verbindung empfehlen wir weiterhin eine physische Absicherung der Daten.“

Datenverluste

Um wichtige Informationen zu schützen, sollten Firmen ihre Backup-Lösungen regelmäßig testen. Nur so können sie gewährleisten, dass auch alles korrekt funktioniert. Knapp ein Drittel der befragten IT-Administratoren gab jedoch an, dass ihr Unternehmen derartige Tests nicht durchführt. Das Gesundheitswesen ist dabei besonders nachlässig: Zwei Drittel der Teilnehmer räumten ein, ihre Backup-Lösung nicht auf Effektivität zu testen. Vor diesem Hintergrund ist es wohl kein Zufall, dass zwei Drittel der Befragtenaus dem Healthcare-Bereich zugab, dass ihr Unternehmen bereits einen Datenverlusterlebt habe. Doch es gibt noch weitere Branchen, in denen ein hoher Prozentsatz auf einen Test ihrer Backup-Lösung verzichtet. Dazu zählen: Vertrieb, Medien und Marketing (63 Prozent) sowie Architektur, Ingenieurwesen und das Baugewerbe (56 Prozent).

Datenwiederherstellung

Eine erfolgreiche Sicherung von Informationen ist zwingend notwendig. Doch mindestens ebenso wichtig ist die Möglichkeit, Daten wiederherzustellen. Obwohl nur sechs Prozent der Befragten täglich eine Wiederherstellung von Informationen durchführen müssen, gab einer von fünf Befragten an, sein Unternehmen müsste mindestens einmal pro Woche einen Data-Recovery-Prozess anstoßen. Fast drei Viertel (74 Prozent) der IT-Administratoren stellen Daten einmal alle sechs Monate wieder her.

Unternehmen, die aufgrund von fehlgeschlagenenBackups nicht in der Lage waren,Daten wiederherzustellen, verzeichneten Umsatzeinbußen und den Verlust wichtiger Geschäftsdokumente. Andere IT-Administratoren nannten folgende Konsequenzen für ihr Unternehmen:

• Der Datenverlust führte zu „wochenlangen Problemen mit Kunden“.
• „Wir verloren geschäftsrelevante Daten, die nicht dupliziert werden konnten und mussten diese schließlich neu erstellen.“
• Die negativen Folgen des Datenverlusts waren „…enorm in Hinblick auf die Produktivität und das Einhalten von Deadlines“.

„Firmeninterne Informationen sind die Basis täglicher Geschäftsabläufe und absolut wichtig für den unternehmerischen Erfolg“, sagt Andy Langsam, General Manager of IASO bei GFI Software. „Daher müssen Firmen auf sichere Backup-Lösungen vertrauen können, die kosteneffizient und zuverlässig sind. Gerade in Hinblick auf die Geschwindigkeit wünschen sich viele IT-Administratoren eine Verbesserung ihrer gegenwärtigen Backup-Prozesse. Dabei spielt es keine Rolle, ob Unternehmen ihre Daten mit On-Premise-, virtuellen oder Cloud-spezifischen Lösungen absichern. Das tägliche Backup geschäftskritischer Systeme und Applikationen auf einer großen Anzahl an Maschinen innerhalb eines Unternehmens muss sich zügig abwickeln lassen, um weder die Produktivität noch die Effektivität von Geschäftsabläufen zu behindern.